Odbiera każdy telefon i umawia klientów za Ciebie po godzinach pracy lub gdy Twoja recepcja jest zajęta
Wirtualna Recepcja to kompletny system do automatycznej obsługi klientów przez telefon. Samodzielnie odbiera połączenia od Twoich klientów i pacjentów, odpowiada na ich pytania, umawia na wizytę (integracja z kalendarzem) lub przekierowuje rozmowy do odpowiednich osób. Wspiera pracę Twojej firmy po godzinach pracy, w dni wolne, lub przez cały czas. Od 15% do 38% połączeń przychodzących w małych i średnich firmach usługowych pozostaje nieodebranych, a każde z nich to potencjalnie utracony klient (dane z naszego systemu call tracking).
Wirtualna Recepcja jest zintegrowana z naszym systemem analitycznym Marketing Master Software lub możemy ją wdrożyć jako oddzielną usługę, zintegrowaną z narzędziami, których używasz.
Zadzwoń i sprawdź jak działa Wirtualna Recepcja
Czym jest voice bot?
Voice bot to sztuczna inteligencja, która prowadzi rozmowę telefoniczną tak, jak zrobiłby to człowiek: rozumie mowę, odpowiada na pytania, i potrafi wykonać konkretne zadanie, na przykład umówić wizytę czy zapisać dane kontaktowe. W przeciwieństwie do tradycyjnego IVR, czyli "wciśnij 1, żeby połączyć się z działem sprzedaży", voice bot nie ogranicza rozmówcy do sztywnego menu z klawiszami. Dzwoniący mówi swobodnie, własnymi słowami, a system rozumie intencję i odpowiada na bieżąco, prowadząc naturalną rozmowę.
Wirtualna Recepcja to voice bot AI od TUF Software, dostosowany do konkretnej firmy: zna Twoją ofertę, godziny pracy i sposób umawiania wizyt, dzięki czemu dzwoniący ma wrażenie rozmowy z prawdziwym pracownikiem recepcji, dostępnym 24 godziny na dobę.
Pełne wyjaśnienie czym jest voice bot, wraz z opisem technologii, znajdziesz w artykule Co to jest Wirtualna Recepcja?
Wirtualna Recepcja najlepiej sprawdza się w połączeniu z call trackingiem: gdy kampania kieruje bezpośrednio na połączenie, a nie na kliknięcie, żaden z tych telefonów nie zostaje bez odpowiedzi. Sprawdź jak połączyć oba mechanizmy w swoich kampaniach.
Co zyskujesz wybierając Wirtualną Recepcję?
-
Automatycznego asystenta głosowego posiadającego dowolną wiedzę o Twojej firmie, usługach i produktach.
-
Możliwość umawiania i odwoływania wizyt, dzięki pełnej integracji z kalendarzem, np. w systemie FELG Dent i Znany Lekarz. Wirtualna Recepcja umawia wizyty automatycznie, bez ręcznego wpisywania terminu przez personel
-
Możliwość kontaktu klienta z firmą zawsze lub poza godzinami pracy, w weekendy i dni świąteczne.
-
Szerokie możliwości dopasowania to specyfiki Twojej firmy: płeć, głos, ton i ekspresja oraz zakres wiedzy.
-
Pełną integrację z Marketing Master Software, kalendarzem.
Wirtualny asystent
Wirtualny asystent to Twój pracownik, który obsługuje Twoich klientów. Może posiadać wiedzę o firmie, usługach i produktach. Odpowiada na pytania i dopytuje klientów, a jeżeli nie posiada wiedzy, to przesyła pytanie dalej, na wyznaczonego maila.
Umawianie wizyt
Dzięki integracji z kalendarzem Twojej placówki, asystent ma możliwość umawiania klientów na wizyty oraz przełożenie i odwołanie wizyty.
Mamy możliwość integracji praktycznie z każdym systemem obsługującym kalendarz i z dostępem przez API, np. FELG Dent, Znany Lekarz.
Dostępność zawsze lub poza godzinami pracy
To Ty decydujesz o dostępności wirtualnej recepcji. Asystent może być pierwszym punktem kontaktu z klientami i może przekierowywać połączenia do odpowiednich działów lub osób ze względu na temat rozmowy. Dostępność można też ograniczyć do obsługi poza godzinami pracy firmy i w dni wolne.
Jaka jest alternatywa dla Wirtualnej Recepcji?
Brak natychmiastowego odebrania telefonu od potencjalnego klienta i oddzwonienie po kilku godzinach obniża prawdopodobieństwo dodzwonienia się o 30-40%.
Skala problemu jest realna: dane z Marketing Master Software, naszego systemu do call trackingu, pokazują, że nawet 15 do 38% połączeń przychodzących w małych i średnich firmach usługowych pozostaje nieodebranych, a każde z nich to potencjalnie utracony klient. Dane z 40 gabinetów stomatologicznych pokazują wyraźną zależność: placówki o najniższej odbieralności każą czekać średnio od 33 do 53 sekund, a te o najwyższej od 5 do 22 sekund. Najwięcej połączeń przypada przy tym na te same miesiące, w których odbieralność spada najniżej, co oznacza, że recepcja nie nadąża w godzinach największego obłożenia. Wirtualna Recepcja odbiera połączenie od razu, obsługuje rutynę, czyli potwierdzenia i zmiany terminów, oraz zbiera dane pacjenta, gdy zespół rozmawia z kimś innym. Dzięki temu żaden nowy pacjent nie ginie w kolejce.
Jeżeli chcesz zapewnić pełną odbieralność telefonów od leadów, alternatywą dla Wirtualnej Recepcji jest człowiek dostępny pod telefonem 24/7:
-
właściciel lub osoba zarządzająca dostępna pod telefonem zawsze, lub
-
dedykowany zespół dostępny przez całą dobę- rozwiązanie bardzo kosztowne.
Wirtualna Recepcja to najbardziej optymalne kosztowo rozwiązanie, zapewniające kontakt z leadami i klientami 24/7.
Zarządzanie Wirtualną Recepcją: prosty panel klienta
Wirtualną Recepcją zarządzasz samodzielnie, przez przeglądarkę, bez pomocy programisty i bez czekania na wsparcie techniczne. Panel klienta pozwala w kilka minut zmienić sposób, w jaki agent rozmawia z Twoimi klientami, sprawdzić każdą rozmowę i przetestować zmiany, zanim trafią do realnych połączeń.
Zmiana zachowania agenta w naturalnym języku
Nie edytujesz kodu ani skomplikowanych promptów. Wystarczy opisać zwykłym zdaniem, co chcesz zmienić, na przykład „dodaj informację, że w soboty jesteśmy zamknięci" albo „agent ma być bardziej formalny", a system sam przygotowuje propozycję zmiany do zatwierdzenia. Nic nie publikuje się automatycznie bez Twojej zgody.
Pełna kontrola nad bazą wiedzy
Wszystkie informacje, z których korzysta agent (dane kontaktowe, cennik, zakres usług, FAQ), widzisz i edytujesz jako osobne dokumenty. Bazę wiedzy możesz zbudować ręcznie albo wygenerować automatycznie na podstawie adresu swojej strony internetowej, a następnie dopracować treść przed publikacją.
Test przed publikacją i pełna historia rozmów
Każdą zmianę możesz sprawdzić w trybie testowym, głosowo lub w formie czatu tekstowego, zanim trafi do produkcji. Do tego masz dostęp do pełnej historii rozmów z transkryptem i nagraniem audio, z filtrowaniem po dacie, więc zawsze wiesz, jak agent radzi sobie z realnymi klientami.
Jak wygląda wdrożenie Wirtualnej Recepcji?
Krok 1: określenie zakresu czynności.
Określenie czym Wirtualna Recepcja ma się zajmować. Może przekazywać informacje, zbierać informacje od klientów/pacjentów. Jest również opcja bezpośredniego umawiania wizyt i w tym celu przygotujemy integrację z kalendarzem placówki.
Krok 2: dodanie bazy wiedzy.
Wyposażenie Wirtualnej Recepcji w wiedzę na temat zakresu usług, informacji o gabinecie lekarzach i wszystkich innych niezbędnych informacji.
Krok 3: określenie wiadomości powitalnej i rodzaju głosu.
Istnieje możliwość wyboru płci, tonu głosu i rodzaju ekspresji, dopasowanych do preferencji konkretnej placówki.
Krok 4: dedykowany numeru telefonu.
Przygotujemy dedykowany numer telefonu, pod którym Wirtualna Recepcja będzie dostępna. Mamy możliwość przekierowywania połączeń z obecnego numeru placówki lub użycia oddzielnego numeru telefonu.
Cennik Wirtualnej Recepcji
Przetestuj zanim podejmiesz decyzję. Skonfigurujemy Wirtualną Recepcję i dopasujemy do Twoich potrzeb bez opłat. Jeżeli nasze rozwiązanie nie spełni Twoich oczekiwań, możesz zrezygnować z wdrożenia bez żadnych kosztów.
Przygotujemy bazę wiedzy o Twojej firmie, ofercie , cenniku na podstawie informacji z Twojej strony www bez opłat.
Agencje marketingowe zapraszamy do zapoznania się naszym programem partnerskim dla agencji.
Pakiet Wirtualna Recepcja
-
Opłata za minutę rozmowy: 20 gr (dla użytkowników Marketing Master Software- bez dodatkowych opłat, w ramach pakietu minut).
-
Dostępność 24/7.
-
Dostęp do panelu zarządzania Wirtualną Recepcją
-
Możliwość dynamicznej aktualizacji bazy wiedzy, np aktualna oferta: oddzielna wycena wg zapotrzebowania.
300 zł/mc
250 zł/mc dla klientów Marketing Master Software
300 zł wdrożenie (opłata jednorazowa)
Pakiet Wirtualna Recepcja z integracją z kalendarzem
-
Wszystkie funkcje z pakietu Wirtualna Recepcja.
-
Integracja z kalendarzem placówki.
-
Automatyczne i natychmiastowe umawianie wizyt.
-
Automatyczne i natychmiastowe odwoływanie wizyt.
800 zł/mc
650 zł/mc dla klientów Marketing Master Software
800 zł wdrożenie (opłata jednorazowa)
Ceny zostały podane w PLN netto