Jak gabinet stomatologiczny uzyskał 58% więcej odebranych połączeń dzięki call trackingowi

Dlaczego telefon wciąż jest najważniejszym kanałem kontaktu z gabinetem

Mimo popularności formularzy kontaktowych i czatów online, pacjent szukający wizyty najczęściej i tak sięga po telefon, zwłaszcza gdy sprawa jest pilna albo wymaga rozmowy o konkretnym zabiegu. Oznacza to, że dla gabinetu stomatologicznego każdy nieodebrany telefon to nie tylko utracona rozmowa, ale realnie pusty fotel w grafiku, który mógł zostać zapełniony.

Co pokazują dane z Marketing Master Software

Analiza danych z anonimowego gabinetu stomatologicznego korzystającego z Marketing Master Software pokazuje wyraźny trend. W ciągu czterech miesięcy, od lutego do czerwca, liczba odebranych połączeń wzrosła o 58%. W tym samym okresie odsetek nieodebranych połączeń spadł z 18 do 15%, a jeszcze wcześniej, jesienią poprzedniego roku, sięgał nawet 27%. Średni czas oczekiwania pacjenta na infolinii, liczony razem z odsłuchaniem zapowiedzi, skrócił się o ponad jedną trzecią. Google Ads pozostawał przez cały ten czas głównym źródłem połączeń, odpowiadając za 39 do 52% pozyskanych kontaktów.

Co się zmieniło w praktyce

Kluczem nie była jedna zmiana, tylko połączenie trzech elementów. Po pierwsze, monitoring połączeń pokazał personelowi gabinetu, w których godzinach traci najwięcej telefonów. Po drugie, atrybucja kampanii pozwoliła przenieść budżet reklamowy z kanałów generujących kliknięcia bez telefonów w stronę tych, które faktycznie przynosiły rozmowy z pacjentami, co dokładniej opisaliśmy w artykule o modelach atrybucji w call trackingu. Po trzecie, część połączeń poza godzinami pracy i w czasie największego obłożenia recepcji zaczęła przejmować Wirtualna Recepcja, odciążając personel bez konieczności zatrudniania dodatkowej osoby.

Jak wdrożyć podobne rozwiązanie we własnym gabinecie

Wdrożenie zaczyna się od ustalenia, które kampanie i numery mają być monitorowane, a kończy na integracji z systemem do zarządzania gabinetem, na przykład FELG Dent, dzięki czemu umawianie wizyt odbywa się automatycznie. Cały proces, opisany krok po kroku w artykule Jak wdrożyć call tracking krok po kroku, trwa zwykle od kilku dni do dwóch tygodni i nie wymaga zaangażowania działu IT po stronie gabinetu.

FAQ

Czy 58% wzrostu odebranych połączeń to typowy wynik?

To wynik jednego, konkretnego gabinetu korzystającego z pełnego monitoringu połączeń i Wirtualnej Recepcji. Skala poprawy zależy od tego, jak duży był problem na starcie, ale sam kierunek zmiany, czyli więcej odebranych połączeń i krótszy czas oczekiwania, jest charakterystyczny dla gabinetów, które zaczynają aktywnie monitorować telefony.

Jakie dane pokazuje call tracking dla gabinetu stomatologicznego?

System pokazuje liczbę połączeń odebranych i nieodebranych, czas oczekiwania, źródło każdego połączenia, czyli z jakiej kampanii lub kanału pochodzi, oraz, po nagraniu i transkrypcji rozmowy, jej temat i sentyment.

Czy poprawa wymaga zatrudnienia dodatkowej osoby na recepcji?

Nie. W opisanym przypadku poprawę uzyskano dzięki lepszemu wykorzystaniu istniejącej recepcji i automatycznemu przejmowaniu połączeń przez Wirtualną Recepcję w godzinach największego obciążenia, a nie przez zwiększenie zatrudnienia.

Czy takie rozwiązanie sprawdzi się w małym, jednoosobowym gabinecie?

Tak. Zasada jest ta sama niezależnie od wielkości gabinetu: im mniej personelu, tym trudniej odebrać każdy telefon w godzinach szczytu, a więc tym większa korzyść z automatycznego przejęcia części połączeń.

Poznaj rozwiązania Marketing Master Software dla stomatologii i sprawdź, ile połączeń tracisz obecnie.